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Projekt Akademie

Dein individueller Aktionsplan zur 
​Optimierung des Portfolio-Managements

Erkenne, wo dein Projektportfolio steht – und wie du es gezielt verbessern kannst.
Mit klaren Empfehlungen und einem Aktionsplan, der sich Schritt für Schritt umsetzen lässt.

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Was ist Portfoliomanagement?

Portfoliomanagement ist die Steuerung aller Projekte eines Unternehmens – mit dem Ziel, die richtigen Projekte zur richtigen Zeit umzusetzen. Es schafft Transparenz darüber, welche Vorhaben den größten Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten und wie begrenzte Ressourcen optimal eingesetzt werden. Gerade für KMU ist Portfoliomanagement ein Schlüssel, um gezielt zu wachsen, Ressourcen besser zu nutzen und Entscheidungen fundierter zu treffen.

​​Die Beratung auf einen Blick

Ziel der Beratung

Wie gut gelingt es deinem Unternehmen, Projekte strategisch auszuwählen, effizient umzusetzen und bei Bedarf gezielt zu steuern?

Du erhältst eine fundierte Standortbestimmung deines Projektportfolio-Managements – mit klaren Empfehlungen, wie du deine Projektlandschaft gezielt strukturierst, steuerst und weiterentwickelst.

So läuft die Analyse ab

  • 3–4 Online-Termine à 1,5 - 2 Stunden
  • Umfangreiche Vor- und Nachbereitung inklusive
  • Gesamtdauer: ca. 2 Wochen (abhängig von der gemeinsamen Terminfindung)

Was wir analysieren

In der Analyse prüfe ich, wie du dein Projektportfolio heute steuerst – entlang von 9 praxisbewährten Fragestellungen, von der Idee bis zur Umsetzung:

  1. Wird jede Projektidee systematisch bewertet – nach Nutzen, Machbarkeit und strategischer Passung?
  2. Sind Ihre Projekte sinnvoll kategorisiert und priorisiert – oder entscheidet der Zufall?
  3. Gibt es ein klares Verfahren, um Go-/No-Go-Entscheidungen für neue Projekte und Angebote zu treffen?
  4. Wird die Projektlandschaft als Ganzes gesteuert – oder laufen Projekte weitgehend autark?
  5. Sind Kapazitäten und Skills deiner Mitarbeitenden erfasst – und wird damit aktiv geplant?
  6. Werden Ressourcen gezielt auf Projekte verteilt – oder entstehen Engpässe erst im Projektverlauf?
  7. Wird der Projektstatus regelmäßig und vergleichbar erhoben – mit klaren Kennzahlen und Einschätzungen?
  8. Gibt es ein Portfolio-Dashboard oder Reporting – damit das Management den Überblick behält?
  9. Werden Risiken im Portfolio aktiv erkannt, bewertet und gesteuert – über einzelne Projekte hinaus?

Ergebnis

Du erhältst mit dem individuellen PPM-Aktionsplan zur gezielten Professionalisierung deines Projektportfolio-Managements einen Bericht mit:

  1. einer klaren Beschreibung des Status quo,
  2. identifizierten Schwächen und konkreten Handlungsempfehlungen zur Verbesserung,
  3. einem Vorschlag für das passende Vorgehen zur Umsetzung der Empfehlungen
PM-Aktionsplan
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Kommen Dir diese Herausforderungen bekannt vor?

Viele Unternehmen setzen auf ein pragmatisches, erfahrungsbasiertes Projektportfolio-Management.

Doch wenn Projekte einen wesentlichen Anteil der Arbeit oder des Umsatzes ausmachen, führt das oft zu spürbaren Schwächen:

Projektvorschläge ohne klare Entscheidungsbasis?
Ohne strukturierte Informationen und belastbare Nutzenbewertungen wird nach Bauchgefühl statt nach strategischem Wert entschieden.

Keine klare Einordnung oder Priorität?
​Ohne Kategorisierung und Priorität fließen Ressourcen schnell in Projekte mit geringem Nutzen – der Überblick und strategische Fokus gehen verloren.

Performance der Projektlandschaft ohne Kontrolle?
​Fehlt ein regelmäßiger Review mit klaren Kennzahlen, bleiben Abweichungen unentdeckt – und Projekte verfehlen Zeit-, Kosten- und Leistungsziele.

Keine Transparenz über verfügbare Kapazitäten?
​Wenn Skills und Verfügbarkeiten nicht erfasst werden, wird realistische Ressourcenplanung zum Blindflug – mit Überlastung und Leerlauf als Folge.

Ressourcenzuweisung ohne System?
​​Ohne klar geregelte Zuweisung von Mitarbeitenden nach Fähigkeiten und Prioritäten, kann die Organisation ihr Potenzial nicht optimal nutzen.

Projektstatus ohne Einheitlichkeit?
​Fehlen klare Vorgaben für Statusberichte, bleiben Risiken und Abweichungen lange unentdeckt – Forecasts sind unzuverlässig, Steuerung wird reaktiv.

Kein zentraler Überblick über alle Projekte?
​Ohne zentrale Projektübersicht fehlt der Gesamtblick – kritische Entwicklungen bleiben unerkannt, Entscheidungen basieren auf Einzelwissen.

Überblick über Projektrisiken fehlt?
​Wer Risiken nur auf Projektebene betrachtet, erkennt kumulierte Gefahren zu spät – strategische Risiken bleiben unbewertet und unbehandelt.

​​Spare bis zu 80% dank staatlicher Förderung

Dein individueller Projekt-Portfoliomanagement-Aktionsplan ist nicht nur effektiv, sondern auch erschwinglich: Dank einer möglichen staatlichen Förderung von bis zu 80% trägst Du nur einen Bruchteil der Kosten für die Optimierung des Projektmanagements. Da Fördermittel begrenzt sind, solltest Du schnell handeln.

Den Fördermittelcheck kannst Du durch Beantwortung von wenigen einfachen Fragen in kürzester Zeit durchführen. Das Ergebnis erhältst Du umgehend per E-Mail.

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Andreas Kara

Erfahrung und Expertise im Projektmanagement

Nach über 25 Jahren Erfahrung im operativen Projektmanagement unterstütze ich heute als Inhaber der Projekt Akademie mittelständische Unternehmen dabei, ihre Projekte durch den Einsatz eines professionellen Projektmanagements inklusive der Nutzung von modernen Werkzeugen erfolgreicher umzusetzen und damit den langfristigen geschäftlichen Erfolg zu unterstützen. Gemeinsam mit den Unternehmen entwickle und implementiere ich maßgeschneiderte Arbeitsweisen für die Durchführung einzelner Projekte und die Steuerung der gesamten Projektlandschaft durch Dein Management-Team.

Deine Vorteile mit dem maßgeschneiderter PPM-Aktionsplan

Mit dem PPM-Aktionsplan analysiere ich die Ursachen bestehender Probleme und entwickle einen Plan für priorisierte Verbesserungen.

Transparente Bestandsaufnahme: Klare Analyse, was funktioniert und wo Optimierungsbedarf besteht.

Fundierte Entscheidungsgrundlage: Priorisierte Maßnahmen für gezielte Verbesserungen im Projektmanagement.

Flexibilität in der Umsetzung: Freiheit, Maßnahmen selbst umzusetzen oder externe Unterstützung zu nutzen.

Schnelle Handlungsfähigkeit: Sofort umsetzbare Maßnahmen ohne lange Wartezeiten.

Neutraler Blick von außen: Unabhängige Analyse ohne interne Betriebsblindheit.

​​Der Weg zu deinem ​​Projekt-Portfoliomanagement-Aktionsplan

Der PPM-Aktionsplan ist in wenigen, bewährten Schritten erstellt. So profitierst Du von messbaren Verbesserungen in kurzer Zeit.

1. Vorbereitung

Du erhältst eine Checkliste und einen Fragebogen, damit ich die Beratung gezielt auf deine Situation abstimmen kann.

2. Strategie und Ziele

Wir analysieren, wo dein Unternehmen bzgl. Portfoliomanagement aktuell steht, klären Herausforderungen und Ziele.

3. Bestandsaufnahme

Ich ermittle den aktuellen Stand des Projekt-Portfoliomanagements durch Interviews und bei Bedarf durch Auswertung relevanter Dokumente.

4. Stärken und Schwächen

Ich analysiere die Stärken und Schwächen und erstelle konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des Portfoliomanagements.

5. Umsetzungskonzept

Gemeinsam priorisieren wir die Handlungsempfehlungen und entwickeln eine Strategie für die nächsten Schritte.

6. Aktionsplan

Für die agile Umsetzung der Handlungsempfehlungen erarbeite ich einen Vorschlag für das passende Vorgehen.

Kostenlose, unverbindliche Beratung

Wenn Du Fragen hast oder bereit bist, den ersten Schritt zur Verbesserung Deines Projekt-Portfoliomanagements zu gehen, stehe ich Dir gerne zur Verfügung. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie der PPM-Aktionsplan Dein Unternehmen voranbringen kann. Ich freue mich darauf, von Dir zu hören!

Gesprächstermin vereinbaren
E-Mail: andreas.kara@aka-demie.de
Telefon: +49 (0) 228 97453120
Mobil: +49 (0) 175 4223936