Projektmanagement Beratung und Coaching

Beratung und Coaching von Einzelprojekten

Worum geht es?

Unter Projektmanagement Beratung und Coaching verstehe ich die inhaltliche und methodische Unterstützung, Förderung und Anleitung Ihres Projektmanagement-Personals. Dies kann in Vorbereitung auf einen Projekteinsatz oder im laufenden Projekt geschehen, schwerpunktmäßig in schwierigen Situationen. Mit umfangreicher Erfahrung im IT-Projektmanagement, Begeisterung und Know-how sorge ich für Orientierung, neutrale Sichtweisen, zielführende Kommunikation und Handlungssicherheit.

Wie arbeite ich in der Regel?

Ich begleite über einen gewissen Zeitraum Ihre Projektverantwortlichen, die auf ihrem Fachgebiet zwar Experten, aber im Bereich Projektmanagement unsicher sind. Der Umfang der Beratung oder des Coaching richtet sich nach der Projektgröße und -phase. Bewährt hat sich eine intensive Zusammenarbeit mit dem Projektteam zu Beginn jeder Projektphase. Im weiteren Projektverlauf begleite ich die Mitglieder idealerweise in Sitzungsintervallen von einem bis zwei Terminen pro Monat. Gerne nehme ich an Projektmeetings teil, um mir „live“ einen Eindruck von den Projekt-Prozessen zu verschaffen.

Einführung von Projekt- und Mehrprojektmanagement in Ihrem Unternehmen

Worum geht es?

Ich begleite Ihre Organisation auf Ihrem Weg zum „Projektorientierten Unternehmen“. Die Einführung eines Projekt- und Mehrprojektmanagement, oft im Zusammenhang mit der Errichtung eines Projektmanagement Office (PMO), ist ein eigenes Projekt – die Methodik daher ähnlich wie beim Aufsetzen anderer Projekte.

Wie arbeite ich in der Regel?

Die folgenden beschriebenen Projektphasen ist ein idealtypisches Vorgehen für mittelgroße Unternehmen. Bei kleinen Unternehmen oder geringeren Anforderungen vereinfacht sich das Vorgehen, bei größeren Organisationen wird es aufwändiger sein. Für jedes Einführungsprojekt wird zu Beginn das Vorgehen angepasst.

Projektinitialisierung: Zu Beginn des Einführungsprojektes wird der Projektauftrag konkretisiert: Welche Motivation zur Einführung eines Projekt- und Mehrprojektmanagement besteht? Wie stehen das Management und die Mitarbeitenden zu dem Vorhaben? Welche Organisationsbereiche möchten Sie einbeziehen? Was sind die konkreten Ziele, die Sie damit verfolgen? Welches Kernteam bestehend aus erfahrenen Mitarbeitenden führt dieses Einführungsprojekt durch?

Ist-Analyse und Grobkonzept: Untersuchung der eingesetzten Projektmanagement-Methoden, Prozesse und Tools sowie die wichtigsten laufenden Projekte auf Stärken und Schwächen. Im Anschluss werden die Ergebnisse dieser kritischen Bestandsaufnahme im Kernteam ausgewertet und priorisierte Handlungsempfehlungen durch das Management Ihrer Organisation abgeleitet. Diese sollten „Quick Wins“ beinhalten!

Spezifikation des Projektmanagement-Verfahrens Ihrer Organisation & Qualifizierung: Das Kernteam befasst sich mit dem „State of the Art“ des Projektmanagements sowie mit Erfahrungen anderer Unternehmen Ihrer Branche. Auf Basis dieser Erkenntnisse und dem Grobkonzept definiert das Kernteam samt Führungskräften eines auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation hin ausgerichteten Projektmanagement (PM)-Verfahrens:

PM-Methoden und Prozesse zum Einzelprojekt- und Mehrprojektmanagement
Softwareunterstützung
Spielregeln für die Zusammenarbeit zwischen Projekt, Linie und Portfoliomanagement
etc.

Passen Sie das PM-Verfahren auf die aktuellen Rahmenbedingungen und den Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens an. Das ist bei jeder Organisation eine individuelle Herausforderung, denn es gibt weder das „eine PMO“ noch das „eine Vorgehen“ von der Stange oder aus dem Lehrbuch.

Teil des PM-Verfahrens ist die Entscheidung zur Einrichtung eines PMO. Wenn Sie ein PMO einführen, definieren Sie in dieser Phase die möglichen Tätigkeitsfelder, die hierarchische Position und die Kompetenzen für das PMO. Das PMO kann ...

... Projektleiter und Projektteams mit bedarfsgerechten Trainings bzw. Coaching-Einheiten unterstützen.
... als „Projekt Services“ Projektleiter und Projektteams in der operativen Arbeit unterstützen, indem es beispielsweise Workshops moderiert oder temporär die Arbeiten eines Projektcontrollers übernimmt.
... Methoden und Prozesse für die Organisation festlegen und passende IT-Werkzeuge zur Verfügung stellen.
... Projektinformationen aller Projekte sammeln, Projektfortschritt überwachen und Steuerungsmaßnahmen definieren (Multiprojektsteuerung).
... Projekte auswählen, priorisieren und aufsetzen (strategisches Projektmanagement-Office).

Bei Einführung eines PMO empfiehlt es sich, mit einem oder zwei dieser Aufgabenbereiche zu beginnen, um die neue Organisation nicht zu überlasten.

Nachdem festgelegt wurde, wie Projekt- und Mehrprojektmanagement in Ihrer Organisation zukünftig geschieht, plant das Kernteam im Anschluss eine speziell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Qualifizierung. Eine grundlegende Ausbildung der Projektmanager entweder nach dem System des britischen AXELOS (PRINCE2), dem amerikanischen PMI oder dem IPMA mit der GPM als deutsche Landesvertretung empfehle ich dringend. Für andere am Projektmanagement-Verfahren beteiligte Personen können individuell erstellte Seminare entworfen werden.

Schrittweise Implementierung des PM-Verfahrens: Die in das Projekt eingebundenen Personen erarbeiten auf Basis einer priorisierten Liste der einzuführenden Methoden und Prozesse inkrementell das spezifizierte PM-Verfahren. Sobald ein Set von Methoden und Prozesse festgelegt sind und die Hilfsmittel hierfür geschaffen wurden, testen ein oder mehrere Pilotanwendungen die Tragfähigkeit und Nützlichkeit des PM-Verfahrens. Das Kernteam wertet die Erkenntnisse aus und passt das PM-Verfahren bei Bedarf an. Abschließend wird der Rollout zur neuen Arbeitsweise in Ihren Projekten geplant und gestartet.

Verfestigen des Regelbetriebs: Das eingeführte PM-Verfahren wird sich an sich verändernde Rahmenbedingungen ständig anpassen müssen. Zusätzlich sollte das Qualitätsmanagement ab Einführung des PM-Verfahrens die Qualität des gelebten Projektmanagements prüfen. Dies kann durch Reviews der Projektmanagementergebnisse anhand von Checklisten oder regelmäßigen Assessments der strategisch relevanten Projekte erfolgen.